1. Begriff „Bewirtungsaufwendungen“
Die Kosten für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln werden unter dem Begriff Bewirtungsaufwendungen zusammengefasst, sofern es sich weder um Aufmerksamkeiten in geringem Umfang im Rahmen von betrieblichen Veranstaltungen noch um Warenverkostungen im Zusammenhang mit dem Verkauf handelt.
Zu den Bewirtungsaufwendungen zählen:
- Kosten für Speisen, Getränke, Tabakwaren,
- Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z. B.Trinkgelder, Garderobengebühren).
Zum Kreis der bewirteten Personen gehören der Unternehmer selbst sowie seine Ge-schäftspartner und Arbeitnehmer.
Keine Bewirtung liegt vor bei Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang anlässlich betrieblicher Besprechungen sowie bei Produkt-/Warenverkostungen. Diese Aufwendungen sind zu 100 % steuerlich absetzbar.
Privat veranlasste Bewirtungskosten können steuerlich nicht abgezogen werden. Das gilt ferner auch dann, wenn z. B. zur Geburtstagsfeier ausschließlich Geschäftsfreunde und Mitarbeiter des Unternehmens geladen sind.
2. Steuerliche Würdigung
Bewirtungsaufwendungen sind unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten beschränkt abzugsfähig.
a) Unternehmer
Bewirtungsaufwendungen sind bei Unternehmern als Betriebsausgaben unter folgenden Voraussetzungen steuerlich ansetzbar:
- Zu den bewirteten Personen gehören Kunden, Lieferanten, Vertreter, Stellenbewerber, Berater bzw. ihre Begleitpersonen, wie z. B. die Sekretärin oder die Ehefrau des Geschäftspartners.
- Ein persönlicher Anlass des Gastgebers ist ausgeschlossen.
- Die Bewirtung erfolgt außerhalb der Wohnung des Gastgebers. Nur in absoluten Ausnahmefällen sind auch im Privathaushalt des Steuerpflichtigen anfallende Be-wirtungsaufwendungen abziehbar, z. B. wenn ausländische Geschäftsfreunde bewirtet werden, die es nicht gewohnt sind, im Restaurant bewirtet und im Hotel untergebracht zu werden, die Bewirtung mit Rücksicht auf den Gesundheitszustand des Geschäftsfreunds im eigenen Haus erfolgt oder eine Unterredung geheim gehalten werden soll.
- Die Beköstigung steht eindeutig im Vordergrund (kein Besuch von Nachtclubs oder Varietédarbietungen).
- Die Höhe der Bewirtungsaufwendungen ist angemessen (ein Betrag von bis zu 70 €/Person gilt i. d. R. als angemessen).
- Die erforderlichen Nachweise und Aufzeichnungen sind erbracht worden.
Der Unternehmer kann seine Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass zu 70 % als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Die in der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer ist zu 100 % abzugsfähig, wenn alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind.
Der Unternehmer kann auch ausschließlich seine Arbeitnehmer bewirten, wobei die Bewirtung im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen muss – z. B. anlässlich einer Betriebsveranstaltung oder eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes.
Zuwendungen/Bewirtungskosten eines Arbeitgebers anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind – unter weiteren Voraussetzungen (z. B. nur 2 Veranstaltungen im Jahr) – nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu qualifizieren, wenn sie den Freibetrag von 110 €/Mitarbeiter nicht überschreiten.
Die Bewirtung kann auch durch ein Dienstjubiläum, den Geburtstag oder die Beförderung des Arbeitnehmers veranlasst sein. Es muss jeweils geprüft werden, ob der erlangte geldwerte Vorteil beim Arbeitnehmer zum Arbeitslohn gehört. Die Bewirtungsaufwendungen an Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber zu 100 % steuerlich geltend machen.
Bitte beachten Sie!
- Die Angemessenheit der Kosten richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Auftragsgröße).
- Bei Bewirtung in der betriebseigenen Kantine können aus Vereinfachungsgründen die Sach- und Personalkosten angesetzt werden: 15 € je Bewirtung werden nicht beanstandet.
- Zur Frage der Verfassungsmäßigkeit der Kürzung des Bewirtungskostenabzugs von 80 % auf 70 % durch das Haushaltsbegleitgesetz 2004 ist ein Verfahren beim Bundesverfassungsgericht unter dem Aktenzeichen 2 BvL 4/13 anhängig.
b) Arbeitnehmer
Bewirtungsaufwendungen sind bei Arbeitnehmern als Werbungskosten – aus beruflichen Anlass – unter folgenden Voraussetzungen steuerlich ansetzbar:
- Die Bewirtung findet nicht in den Räumlichkeiten des Arbeitnehmers statt.
- Die bewirteten Personen sind Geschäftspartner des Arbeitgebers und/oder Kollegen
- des Arbeitnehmers (keine privaten Bekannte und Freunde des Arbeitnehmers).
- Die Aufwendungen sind als angemessen anzusehen.
- Die Nachweispflichten sind erfüllt.
Der Arbeitnehmer kann die geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten (also z. B. für Kunden/Geschäftspartner des Arbeitgebers) zu 70 % als Werbungskosten geltend ma- chen. Die Abzugsbeschränkung greift nicht, wenn die Bewirtung aus allgemeinen be- ruflichen Gründen erfolgt (z. B. Bewirtung von Kollegen). Hier können 100 % der Kosten angesetzt werden.
3. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
Aufwendungen für Bewirtung müssen durch Bewirtungsbelege nachgewiesen werden. Bei einer Bewirtung von Geschäftsfreunden in einer Gaststätte muss zwingend eine Bewirtungsrechnung des Gastwirts vorgelegt werden. Ein Eigenbeleg des Unternehmers genügt nicht.
Der Bewirtungsbeleg muss folgende Angaben enthalten: den Ort, den Tag, die Teilnehmer und den Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die Höhe und die geschäftliche Veranlassung der Bewirtungskosten sind zeitnah, d. h. kurze Zeit nach der Bewirtung, nachzuweisen. Der Anlass der Bewirtung muss konkret benannt werden, damit die geschäftliche Veranlassung überprüft werden kann; allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.
Der Beleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben. Bewirtungsrechnungen mit einem Bruttobetrag von mehr als 250 € (bis 31.12.2016 = 150 €) müssen an den bewirtenden Unternehmer adressiert sein – also Name und Anschrift des Gastgebers enthalten.
Wichtig: Es ist nicht ausreichend, dass der bewirtende Unternehmer als Teilnehmer der Bewirtung auf der Rückseite der Rechnung aufgeführt ist. Ebenso wenig genügt es, dass die Bezahlung der Rechnung z. B. durch Belastung per Kreditkarte nachgewiesen wird. Fehlt auf einer Rechnung von mehr als 250 € brutto der Name des bewirtenden Unternehmers, kann dies nachgeholt werden. Die Rechnung muss aber durch den Gastwirt vervollständigt werden, nicht durch den bewirtenden Unternehmer.
Die Rechnung muss daneben den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes genügen (vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistungen, Entgelt, Steuerbetrag, Steuersatz, Tag der Bewirtung). Die Rechnung muss maschinell erstellt und registriert sein.
Für Kleinbeträge bis 250 € genügen der Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, der Umfang und die Art der Leistung, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag und der Steuersatz.
Der Umfang der Leistungen muss über die umsatzsteuerlichen Angaben hinaus mit allen Einzelpreisen detailliert benannt sein.
Die Aufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (gesondertes Konto).
Bitte beachten Sie, dass dieses Informationsschreiben eine individuelle Beratung nicht ersetzen kann! Trotz sorgfältiger und gewissenhafter Bearbeitung aller Beiträge übernehmen wir keine Haftung für den Inhalt. (Rechtsstand 6/2018)
